El confinamiento y la situación actual de salud que nos ha llevado a muchos ejecutivos a seguir trabajando en modalidad teletrabajo, ésta coyuntura nos impulsa a adquirir rápidamente nuevas habilidades de comunicación oral y escrita. En esta ocasión quiero contarte de 5 trucos que te guiarán para escribir correos persuasivos de tal manera que logres los objetivos laborales con tu equipo.
Truco # 1.- UN objetivo, TRES párrafos y QUINCE líneas máximo por correo:
Es importante que coloques no más de 1 objetivo por cada correo que escribas a tus jefes, colegas o clientes, de tal manera que no se dispersen con información innecesaria. Procura que el cuerpo de tu e-mail se exprese en máximo 5 líneas por párrafo y hasta 3 párrafos por e-mail. Si sientes que necesitas contar más entonces hazlo en otro e-mail.
Truco # 2.- Escribe en primera persona, especifica la acción y explica la razón porque la cual escribes el correo:
No es lo mismo decir en un correo: “enviar este reporte en 2 horas”, a decir “Juan, envía este reporte en 2 horas por favor porque el departamento de contabilidad necesita la información para autorizar los pagos”. Si te das cuenta en la segunda forma mencionas: Juan (primera persona), enviar reporte (es la acción), porque el departamento de contabilidad necesita (es la razón).
Truco # 3.- Si puedes decir una cosa en 2 palabras, no la digas en 4:
Esta es la regla de Okham que tanto me encanta. El principio es atribuido al fraile franciscano inglés del siglo XIV Guillermo de Ockham y es fundamental para el reduccionismo metodológico. En su forma más simple, el principio de Ockham indica que las explicaciones nunca deben multiplicar las causas sin necesidad.
Truco # 4.- Conoce el “marco de referencia” de tu lector:
Antes de escribir cuestiónate primero: ¿a quien va dirigido el correo?, ¿cómo es esa persona?, ¿cuáles parecen ser sus valores?, ¿cuál es su nivel de influencia en la empresa?, ¿cómo ha actuado o tomado decisiones en el pasado?. Este trigger de persuasión se llama “consistencia” por tanto te estoy motivando a que escribas en el “lenguaje del otro” para llegar a su cerebro y hacer clic con el corazón.
Truco # 5.- Escribe el “subject” o “asunto del correo primero” siguiendo esta fórmula:
Muchos profesionales escriben al final, la línea del asunto de un e-mail, cuando ya han escrito todo el correo. El objetivo tiene que estar claro desde el inicio. Aquí te dejo algunas sugerencias para que sea un título de correo irresistible de no leer primero.
– Que sea corto (de 3 a 9 palabras máximo). Son 60 caracteres en pc y hasta 30 en celular. Dmitri Leonov, vicepresidente del servicio de administración de correo electrónico SaneBox, señala que un 50% de los correos electrónicos se leen en teléfonos móviles. Como no se sabe qué parte del asunto se podrá ver desde un teléfono inteligente, es importante poner la información más importante al principio. De lo contrario, los detalles convincentes podrían cortarse.
– Las palabras más importante al inicio. Y cuando digo importante me refiero a cuál es la acción que quieres que tome el lector una vez que lea tu correo, o cual es la mayor preocupación de tu lector que lo motivaría con esas palabras a realizar una acción específica. Por ejemplo:
Subject poco persuasivo: Plan financiero para el próximo año
Subject persuasivo: Revisa, plan financiero para el próximo año
– Incluye palabras clave: Los ejecutivos tienen filtros o carperas configuradas en su correo electrónico con temas específicos. Si reciben un correo con un subject inespecífico talvez no se apuren en abrirlo.
– Incluye una fecha límite: Coloca la fecha de entrega primero y luego el asunto del correo. Muchos expertos afirman que incluir una fecha límite justo en la línea de asunto aumenta exponencialmente las probabilidades de que los lectores respondan.
– Si hay una persona mencionada en el correo, y de mutuo conocimiento (del remitente y lector), incluye su nombre primero en el subject. Por ejemplo: Subject: Indicado por Carla Jácome, técnicas de auditoria.
– No escribas el subject en letras mayúsculas: Poner cualquier frase en mayúsculas es el equivalente a gritar. Tu trabajo es hacer que el correo electrónico sea lo más fácil posible para que el destinatario lo lea en lugar de darle ansiedad. En su lugar, usa guiones o dos puntos para separar los pensamientos y evita caracteres especiales como los signos de exclamación.
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Soy NadiaVaró y me dedico a asesorar a empresas y a sus ejecutivos en mejores prácticas de imagen profesional e inteligencia interpersonal aplicadas a la atención al cliente, ventas y el liderazgo de personal. Les ayudo a hacer clic con el corazón de sus clientes a través del autoconocimiento y el desarrollo de habilidades relacionales de comunicación efectiva que agregan valor extraordinario en el servicio y crean satisfacción. Para mi la imagen de una persona es más que físico, es como se relaciona con los demás.
