¿Sientes que el tiempo no te alcanza? ¿Sientes que hay muchas tareas por hacer y pocas horas del día para terminar lo que te propones?. Séneca decía: “No es que no tengamos tiempo, sino que desperdiciamos mucho”. Lo cierto es que si “el tiempo es oro”, entonces estamos viviendo el mayor de los derroches.
La primera vez que dicté un curso empresarial sobre productividad y gestión del tiempo fue hace cinco años. Desde ahí no he parado de leer mucho al respecto; y aunque existen muchas herramientas para la gestión del tiempo muy pocas realmente funcionan. Así que déjame contarte las que me han funcionado más:
1.- “La Caja de Eisenhower” – Primero Lo Urgente y Lo Importante:
Para administrar la carga de trabajo y priorizar tareas, ésta herramienta es muy útil . Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, un general del ejército y el presidente número 34 de los Estados Unidos. Se conoció a Eisenhower por sus increíbles niveles de productividad.
La técnica consiste en:
HACER primero lo importante y urgente
DELEGAR lo urgente pero no importante
PROGRAMAR para más tarde lo importante pero no urgente
ELIMINAR todas aquellas tareas que no son importantes, ni urgentes.
2.- “Organízate con Eficacia” – Método GDT:
Publicado en el 2001, éste método de gestión de actividades es el título del libro “Getting Thinks Done” de David Allen. El autor insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. Entonces GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.
Los principios esenciales del GDT son:
RECOPILAR y depositar en “cubos externos”, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas y agendas como simples “cestas” o “cubos” de almacenamiento. El objetivo es “sacar” todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Recuerda que tras el procesamiento, todos los “cubos” deberían vaciarse al menos una vez por semana.
PROCESAR cuando estés procesando tu cubo deberías: empezar siempre por el principio, no procesar más de un elemento a la vez y completar inmediatamente toda aquella tarea que puedas hacerla en menos de dos minutos.
ORGANIZAR en una lista todos los elementos de tu “cubo” clasificándolas en: aquellas que requieren “acciones próximas”, aquellas que necesitas dejar “en proyecto” porque requieren más de una acción de tu parte y aquellas que vas a “dejar en espera” porque se las delegaste a alguien más o esperas información de alguien más para llevarlas a cabo.
REVISAR las listas de acciones y recordatorios al menos semanalmente asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que esté actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.
HACER las tareas organizadas previamente. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.
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Soy NadiaVaró y me dedico a asesorar a empresas y a sus ejecutivos en mejores prácticas de imagen profesional e inteligencia interpersonal aplicadas a la atención al cliente, ventas y el liderazgo de personal. Les ayudo a hacer clic con el corazón de sus clientes a través del autoconocimiento y el desarrollo de habilidades relacionales de comunicación efectiva que agregan valor extraordinario en el servicio y crean satisfacción. Para mi la imagen de una persona es más que físico, es como se relaciona con los demás.
