Hoy en día, reunirse de manera virtual y conseguir que se cumplan los objetivos de una reunión de trabajo puede ser un tanto difícil, sobre todo por las limitaciones derivadas de no tener en frente, con su presencia física, a los participantes. A continuación, te escribo algunas sugerencias para guiarte en el proceso de dirigir una reunión efectiva a pesar de la distancia que supone el confinamiento y conseguir que tu equipo participe y se comprometa.
1. En primer lugar, saluda y haz que tu equipo lo haga de la misma manera.
2. Espera 5 minutos antes de empezar para dar un breve tiempo a que todos se conecten a la reunión. Pero no hagas la espera en silencio. Aprovecha estos minutos para socializar con tu equipo de algún tema que no sea trabajo.
3. Inicia tu presentación. Recalca el objetivo de la reunión y la agenda a tratar.
4. Deja claro las reglas del juego:
– la duración de la reunión
– Los tiempos asignados a cada persona para intervenir
– El método de trabajo y la forma de intervención
5. Evita los monólogos. Invita a los integrantes a participar durante la reunión
Estas son algunas herramientas tecnológicas que te recomiendo:
Para conference calls: Adobe Connect, GoToMeeting, Zoom, Webex, Teams, Skype for business.
En caso de reuniones o discusiones de grupo: Whatsapp, Slack
Para telepresencia: Cisco, Polycom
Herramientas para webinarios: GoogleHandouts, Youtube, GoToWebinar
Para cursos on line: GoToTraining, WordPress, Moodle
En conclusión, si bien podemos usar herramientas tecnológicas empresariales para favorecer el teletrabajo en tiempos de confinamiento social; también contamos con algunos sistemas gratuitos que pueden ayudarnos a reducir costos para nuestro negocio y lograr los mismos resultados de mantener la comunicación fluida con nuestros colegas, jefes y clientes. Muchas veces podemos podemos contar con las herramientas pero de todas maneras no saber comunicar nada por ese motivo:
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Soy NadiaVaró y me dedico a asesorar a empresas y a sus ejecutivos en mejores prácticas de imagen profesional e inteligencia interpersonal aplicadas a la atención al cliente, ventas y el liderazgo de personal. Les ayudo a hacer clic con el corazón de sus clientes a través del autoconocimiento y el desarrollo de habilidades relacionales de comunicación efectiva que agregan valor extraordinario en el servicio y crean satisfacción. Para mi la imagen de una persona es más que físico, es como se relaciona con los demás.
